Luku 1

Suunnittelun suunnittelu - Muutostarpeen tunnistaminen

Opetus- ja oppimistilojen muutostarve syntyy, kun tila ei vastaa käyttäjiensä, opettajien ja opiskelijoiden tarpeisiin. Opetusmenetelmien, -teknologian ja digitaalisuuden nopea kehitys mahdollistaa monimuotoisen samanaikaisesti tapahtuvan lähi- ja etäopetuksen eli hybridiopetuksen, yhteisöllisten ryhmässä oppimisen menetelmien käytön tai käänteisen opetuksen. Tilan teknologian, laitteiden, kalustuksen, valaistuksen ja akustiikan tulee muuntua sen mukaisesti. Tilojen muutostarve nousee myös resurssiviisaudesta, tarpeesta vähentää tilakustannuksia ja tehostaa tilan monikäyttöisyyttä. Muutosta ohjaa parhaiten yhteinen visio tulevaisuuden tarpeista.

Tilan uudistamisen tai kokonaan uuden tilan suunnittelua varten suositellaan perustettavaksi tilatyöryhmä, jonka tehtävänä on suunnitella suunnittelu muutosprosessille hankeryhmän rinnalla. Tilatyöryhmässä on hyvä olla jäseniä edustamassa tilahallintoa ja tilan huoltoa sekä ylläpitoa, tiedekunnan akateemista johtoa, IT-tukea, pedagogisia erityisasiantuntijoita ja tilan loppukäyttäjiä eli opettajia ja opiskelijoita. Eri asiantuntijoiden näkökulmat rikastavat toiminnan, tilan ja digitaalisen sisällön kokonaisuutta.

Suunnittelun suunnittelu käynnistyy selvityksellä koskien sitä, millaista tilaa tehdään, mikä on tilan pääasiallinen käyttötarkoitus ja ketkä ovat tilan käyttäjiä. Oleellista on hahmottaa, suunnitellaanko opetustilaa, ryhmätyötilaa, itseopiskelutilaa, epämuodollista tilaa ja kohtaamispaikkaa tai studiotilaa, ja miten suuresta tilan muutoksesta ja uudistuksesta on kyse. Suunnittelun suunnittelussa selvitetään, millaisiin digitaalisiin ja hybridiopetuksen tarpeisiin tilan tulisi kyetä vastaamaan sekä millaisia tarpeita on esimerkiksi yksityisyyden ja vuorovaikutuksen mahdollistamiseen tilassa. Suunnittelussa on hyvä huomioida myös se, miten tilan toimivuutta ja pedagogista käyttöä seurataan jatkuvasti sekä miten uudenlaisten tilojen käyttöä tuetaan.

Suunnittelun suunnittelussa on keskeistä ottaa huomioon seuraavat asiat:
1
Mitkä ovat budjetin asettamat reunaehdot? Mitä priorisoidaan budjettia laadittaessa: tilan toiminnallisuutta tai teknologisiin ja digitaalisiin ratkaisuihin panostamista?
2
Minkälaisia reunaehtoja asettavat esimerkiksi paloalueiden ja teknisten rakenteiden vyöhykkeet? Miten niiden vaikutus suunnitteluun viestitään osallistujille?
3
Miten nopeasti mahdolliset valitut teknologiset ja digitaaliset välineet ja ratkaisut vanhenevat? Mikä on hankittavien laitteiden arvioitu käyttöaika?
4
Miten kestäviä ovat tilan perusratkaisut ja miten ne mahdollistavat pitkällä tähtäimellä uusien digitaalisten laitteiden käyttöönoton?
5
Miten tilaa on tarpeen vaatiessa mahdollista käyttää ilman teknologiaa ja digitaalisia laitteita opetukseen ja opiskeluun?
Tilatyöryhmän tehtävät
    1
    Suunnitelman laatiminen tilan muutoksen suunnittelulle. Suunnitelma sisältää alustavan aikataulun sekä budjetin muutoksen toteutukselle yhdessä tai osana korjausrakennushanketta. Budjetin alustavassa suunnittelussa arvioidaan, ketkä ovat mahdolliset rahoittajat ja mistä saadaan rahoitus myös kalusteille, laitteille, lisensseille ja uusien versioiden päivityksille. Perinteinen hankesuunnittelu sisältää vain fyysiseen tilaan kohdistuvat rakenteelliset ja irtaimistoon liittyvät arviot. Budjetin suunnittelussa tärkeää on suunnitella myös uudistetun tilan ylläpidon, mahdollisesti tarvittavan käyttämisen tuen ja huollon tulevat kustannukset.
    2
    Käyttäjälähtöisen yhteiskehittämisen suunnitelman laatiminen. Suunnitelmassa kuvataan miten käyttäjät osallistetaan fyysisen, teknologisen, digitaalisen ja toiminnallisen toimintaympäristön kehittämiseen. Yhteiskehittämisen menetelmien valinta ja soveltaminen sekä monipuolisuus takaavat sen, että kaikkien käyttäjien ääni tulee kuulluksi. Tutkimukset osoittavat, että käyttäjien osallistuminen tilan kehittämiseen näkyy tilan käyttöön ottamisen onnistumisena (Lundström, Savolainen & Kostiainen, 2016).
    3
    Eri osapuolten välisestä viestinnästä vastaaminen.
    4
    Suunnitelma digitaalisen toimintaympäristön suunnittelun liittämisestä osaksi fyysisen tilan suunnittelua ja kehittämistä.
    5
    Tilan käyttötapojen kehittäminen ja tähän liittyvien ratkaistavien seikkojen tunnistaminen.
    6
    Tilan kehittämiseen liittyvän palautteen keruun jäsentäminen ja palautetiedon suuntaaminen oikeille tahoille.
Muutosta ohjaa parhaiten yhteinen visio tulevaisuuden tarpeista.
Suunnittelussa on hyvä huomioida myös se, miten tilan toimivuutta ja pedagogista käyttöä seurataan jatkuvasti sekä miten uudenlaisten tilojen käyttöä tuetaan.
Luku 2
Projektinhallinnan ja johtamisen suunnittelu